Administrer email-leverancer

Hvis du har adgang til portalen med et Customer Admin-login, har du mulighed for at administrere email-leverancers opsætninger og modtagere på tværs af din organisation.

Du kan blandt andet:

• • Selv tilføje nye og justere eksisterende mailleverancer
  • Se hvornår og fra hvilke søgeprofiler du eller dine kolleger modtager en overvågningsmail
  • Få en forhåndsvisning af næste leverance
  • Få et overblik over og administrere de modtagere, der er i din organisation
  • Administrer leverancer fra Redaktionel og Social Listen samlet ét sted.

Find vej til siden "Leverancer / Email-leverancer", hvor du kan administrere e-mailleverancer i portalen.

Klik på de to tandhjul i øverste højre hjørne, og vælg "Leverancer" i dropdown-menuen.

Alternativt kan du klikke på fanen "Email Notifications" under "Setup" i menuen til venstre.

På denne side får du et overblik over de leverancer, der er opsat for din organisation, og du har mulighed for at redigere dem samt tilføje nye.

Få overblik over leverancerne

Øverst på siden får du et overordnet overblik. Her kan du se, hvor mange personlige og delte leverancer din organisation har, samt hvor mange leverancer der er aktive, og hvor mange der er inaktive. Hvis du har Listen, kan du også se, hvor mange leverancer der stammer fra henholdsvis Redaktionel og Social.

Længere nede på siden får du et overblik over indstillingerne på de opsatte leverancer.

Her fremgår det bl.a., hvornår leverancerne bliver sendt ud, og hvem der modtager dem. Klikker du på modtager-ikonet, kan du se, hvem der er knyttet til leverancen.

Du kan desuden under Type se, om det er en delt eller personlig leverance. Under Medie kan du se, om det er en leverance fra Redaktionel eller fra Social. Under Indhold kan du se, hvilke søgeprofiler der er knyttet til leverancen, og under Ændret fremgår det, hvornår der sidst er foretaget en ændring i leverancen. Status angiver, om leverancen er aktiv eller inaktiv. Du kan direkte herfra ændre status ved at klikke på knappen og skifte mellem aktiv og inaktiv.

Det er desuden muligt at filtrere i dette overblik via den lille bjælke over listen med leverancer.

Det er også muligt at eksportere dette overblik.

Opsæt ny leverance eller juster en eksisterende

For at oprette en ny leverance klikker du på knappen "Opsæt redaktionel leverance".

Og så åbner denne side op.

Her vælger du et navn til leverancen, og du kan eventuelt tilføje et gruppemærkat, hvis du ønsker at kategorisere leverancen ude i overblikket. Det kan eksempelvis bruges til at markere, at en leverance er til modtagere fra bestyrelsen, ledelsen eller kommunikationsafdelingen.

Personlig og delt leverance

Herefter bliver du bedt om at vælge, om det skal være en personlig leverance eller en delt leverance.

Her beskrives kort forskellen på de to.

Delte leverancer leverer det samme indhold efter den samme tidsplan til alle modtagere på leverancen. Foretager du en ændring i en delt leverance, slår ændringen igennem for alle modtagere. Delte leverancer er derfor velegnede, når alle modtagere skal modtage det samme indhold.

Når du opretter en delt leverance, tilføjer du alle modtagere i modtagerfeltet. I oversigten vil leverancen fremgå som én samlet leverance.

Personlige leverancer kan administreres individuelt for hver modtager. Når du opretter personlige leverancer, kan du godt oprette flere på én gang med samme opsætning ved at tilføje flere modtagere i modtagerfeltet. I oversigten vil de så fremgå som separate leverancer.

Det betyder, at du efterfølgende kan foretage ændringer i den enkelte leverance og skræddersy indholdet til den enkelte modtager. Hvis modtagerne eksempelvis er en del af ledelsen eller bestyrelsen, kan de markeres med samme gruppe, samtidig med at de fortsat kan administreres enkeltvis.

Modtagerfeltet udfyldes med modtagernes e-mailadresser.

I opsætningen af leverancen bliver du herefter bedt om at vælge de søgeprofiler, der skal indgå i leverancen.

Herefter vælges leveringstidspunktet og længere nede på siden kan du vælge en række avancerede indstillinger for leverancen.

Det kan eksempelvis være, om dubletter skal medtages, om sproget skal ændres, eller om der skal indsættes en særlig tekst i emnefeltet, til når leverancen modtages i mailindbakken.

Juster eksisterende leverancer

Fra oversigten kan du justere de enkelte leverancer ved at klikke på "Ændre".

Foretager du en ændring på en delt leverance, slår ændringen igennem hos samtlige modtagere på leverancen. En ændring på en personlig leverance vil derimod kun gælde for den enkelte modtager.

Det er dog muligt at foretage massehandlinger på personlige leverancer. Det gør du ved at markere felterne ud for de leverancer, du ønsker at ændre. Herefter vises en række redigeringsmuligheder i pop-up-boksen i højre side, hvor du kan foretage ændringer på flere leverancer samtidig.

Flere muligheder

Klikker du på de tre prikker helt til højre ud for en leverance, får du adgang til en række yderligere muligheder.

Herfra kan du ændre den eksisterende leverance eller oprette en kopi af den. Denne kopi-funktion kan være nyttig, hvis du ønsker at genbruge indstillingerne fra en leverance og blot foretage enkelte justeringer.

Du har også mulighed for at få en forhåndsvisning af den næste levering, hvis du fx vil kontrollere, om en bestemt omtale er med. Derudover kan du se tidligere leverancer under Leverancehistorik. Det er også muligt at slette leverancen her.

Hvis du har Social Listen

Her, hvor du administrerer leverancer fra Redaktionel, kan du også administrere leverancer fra Listen. Du skelner mellem Listen og Redaktionel under fanen Medie, og de enkelte leverancer er derfor også markeret som enten Listen eller Redaktionel.

Listen-notifikationer og redaktionelle omtaler sendes ud i separate mails.

Modtagere

Du kan få et overblik over alle leverancemodtagerne i din organisation.

Det gør du ved at gå til leverancesiden. Her klikker du i venstre side under boksen Opsætning og admin. Åbn dropdownmenuen "Leverancer", og vælg derefter fanen "Modtagere".

Siden, du kommer til, ser således ud.

I dette overblik over modtagerne kan du se, hvilke leverancer, personlige og delte, der er sat op for den enkelte modtager, samt om de modtager leverancer fra Redaktionel, Social Listen, eller om de abonnerer på et dashboard. Derudover kan du se, hvor mange og hvem der har tilmeldt sig via et tilmeldingsmodul, hvis I har et sådant.

Det er også muligt at eksportere en liste over modtagerne til et Excel-ark.

Hvis du klikker på Gennemse, åbnes et mere avanceret overblik, hvor du kan se de enkelte leverancer, som den pågældende modtager er sat op til at modtage.

Denne åbner op.

Herfra er det også muligt at få yderligere redigerings- og inspektionsmuligheder ved at klikke på de tre prikker til venstre.